如何办好会准备很重要

如何办好会准备很重要

一， 会前准备 
 1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？ 
 2、确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？  
 3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个 项目的商议时间。 
 4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。 
 5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 
 6、根据要讨论的问题限定与会人员。 
 7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 
 二、会议期间控制  
 1、叙述会议的目的。 
 2、核对并记录与会者。 
 3、给每一个人表述自己意见的机会。 
 4、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。  
 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。 
 6、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。  
 7、坚持预定的时间，不要拖延。 
 8、在每个项目讨论结束后加以概括.