一般会议接待流程

一般会议接待流程

一：会议资料准备
     1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会
人数印刷。
     2：会议资料（主办单位提供）
     3：领导发言稿（主办单位提供）
     4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
     5：项目执行情况资料（主办单位提供）
     6：展板所属图片（主办单位提供）
     7：广告牌设计稿
     8：欢迎布标、会议室布标
     9：会议礼品（按参会人数准备）
    10：会议代表证
    11：会议用餐券
    二：设备及设施准备
     1：投影仪、多媒体电脑一台
    2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备
    3：会议室一间（根据入会人数)
    4：车辆准备
    5：麦克风3只
    6：订制领导座次牌（名单由主办单位提供）
    7：会议形式：座谈及课桌形式
    8：照相机一台
    9：摄影机一台、由专业人员操作
    三：会前准备工作程序
     1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、
广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按
部落实到位。
     2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房
间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水
果种类及特殊安全保卫工作。
    3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及
服务到位情况。
    4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、
商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄
影、摄像设备，人员的准备。
    5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全
隐患的发生。
    6：成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。
    7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
     四：会议其它费用开支预算
     1：代表证：2元/张
     2：广告牌：万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景1.9米X5.7米，需
用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元
     3：展板：根据主办方要求，由我方代办，费用按时结算。
     4：临时用车：别克商务车（900元/天），现在瑞风商务车（700元/天），桑塔
那（450元/天），11座金杯车（500元/天）
     5：宴会标准（由贵公司订标准）
     6：水果
     7：纪念品
     8：资料打印、复印
     9：照相、摄像
     10：其它
     五：会场布置
     1：布标
     2：按会议规定的摆防形式及要求布置好会场
     3：设立会务人员发放会议用品及文件
     4：确定会场摄影点和时间
     六：人员安排
     1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考
察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）
     2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务
     3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员
     4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小
组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动
的车辆。
     5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务
     6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表
会议期间的生活服务
     七：发票的开据
    在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，开具正式发
票及酒店的住宿发票。
     八：会议接站
     1：会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门
出站口，一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。
    2：人员及车辆安排
    1）：人员：机场设1-2人、（领导、专家除外）
    2）：接站车辆：根据会务组要求派车
    3）：领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，需要
送花、护照的提前安排，保证准确安全接待。
     九：会议报到
     1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”
     2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
     3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。
     4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券
     5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存
     6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表
     7）：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表
    十：会议期间
     1：要求酒店落实叫早服务
     2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时发生的问题，确保会议正常进行
     3：会议室布置情况落实
     4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记
     5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈
     6：与酒店 公司财务人员协调好票据的开取
     7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程
    十一：会议考察
      1、代表的安全问题
      1）、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。
      2）、考察的整个行程中，我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。
      3）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
      4）、我中心承诺确保代表返程机、车票，并根据返程时间及方向分批送行，取保顺利返程
      十二：会议结束工作
       1：会议结算
       1）：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误
      2）：向会务组提供所需发票
      3）：返还会务组附加的会议利润
      4）：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争取最大的利益
     2：会议返程
      1）：我方根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承诺确保代表顺利返程
      2）：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，并向会务组赠送丽江特色精美礼品
      3）：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向会务组反馈