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一般会议接待流程

添加时间 2017-05-11

一般会议接待流程

一:会议资料准备
     1:会议资料:由主办单位提供,其中文字资料,由承办单位按会务组要求根据参会
人数印刷。
     2:会议资料(主办单位提供)
     3:领导发言稿(主办单位提供)
     4:《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。
     5:项目执行情况资料(主办单位提供)
     6:展板所属图片(主办单位提供)
     7:广告牌设计稿
     8:欢迎布标、会议室布标
     9:会议礼品(按参会人数准备)
    10:会议代表证
    11:会议用餐券
    二:设备及设施准备
     1:投影仪、多媒体电脑一台
    2:广告牌按设计稿制作好,根据要求准备
    3:会议室一间(根据入会人数)
    4:车辆准备
    5:麦克风3只
    6:订制领导座次牌(名单由主办单位提供)
    7:会议形式:座谈及课桌形式
    8:照相机一台
    9:摄影机一台、由专业人员操作
    三:会前准备工作程序
     1:根据会务组要求,代表报到前两天,会议室会场布置(或分组讨论)(会标、
广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排)按
部落实到位。
     2:据酒店提供的房况表,报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房
间,选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水
果种类及特殊安全保卫工作。
    3:提前两天检查餐厅环境卫生,桌椅摆设、餐具的完好程度,再次落实菜单及
服务到位情况。
    4:提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、
商家展板及宣传设备的摆设位置,电源、灯光亮度、通道畅通等情况,会间摄
影、摄像设备,人员的准备。
    5:与酒店保安部组成会议安全组,在会议期间加强门卫、楼层行查,杜绝安全
隐患的发生。
    6:成立生活服务组,避免个别代表发生高原反应,联系就诊。
    7:在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。
     四:会议其它费用开支预算
     1:代表证:2元/张
     2:广告牌:万通板,1米X2米板17元/块;会议室主席台背景1.9米X5.7米,需
用万通板6板;徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元
     3:展板:根据主办方要求,由我方代办,费用按时结算。
     4:临时用车:别克商务车(900元/天),现在瑞风商务车(700元/天),桑塔
那(450元/天),11座金杯车(500元/天)
     5:宴会标准(由贵公司订标准)
     6:水果
     7:纪念品
     8:资料打印、复印
     9:照相、摄像
     10:其它
     五:会场布置
     1:布标
     2:按会议规定的摆防形式及要求布置好会场
     3:设立会务人员发放会议用品及文件
     4:确定会场摄影点和时间
     六:人员安排
     1:根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员,财务人员,票务,考
察咨询,引导人员(至房间、餐厅、电梯、会议室)
     2:会议全程督导人员,负责落实会议室布置、茶水供应及服务
     3:摄影组:根据会议需求安排摄影人员
     4:车辆小组:根据会议实到人数,落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小
组负责会议临时接待服务工作。如:专家、领导临时出行,就餐、会见等活动
的车辆。
     5:旅游接待小组:根据参加考察人数安排每车一位优秀导游,负责代表的服务
     6:生活小组:此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务,确保代表
会议期间的生活服务
     七:发票的开据
    在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要,开具正式发
票及酒店的住宿发票。
     八:会议接站
     1:会议报到当天,安排全天候接站,机场设立两块醒目接站牌,一块设在正门
出站口,一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目接站牌。
    2:人员及车辆安排
    1):人员:机场设1-2人、(领导、专家除外)
    2):接站车辆:根据会务组要求派车
    3):领导、专家由会务组统一安排,根据航班、车次,派专人专车接送,需要
送花、护照的提前安排,保证准确安全接待。
     九:会议报到
     1:在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、“票务处”
     2:报到登记时,填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。
     3:提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物,耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜,及时妥善处理好代表要求。
     4:根据会务组要求传达通知、指示,准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券
     5:代表报到后,由行李员引导入住,同时办理行李寄存
     6:当天打印会议通讯录并与会务老师校对,及时发给代表
     7):会务组24小时有专职会议,随时接待安排参会代表
    十:会议期间
     1:要求酒店落实叫早服务
     2:准确统计用餐人数并安排代表用餐,及时解决会议期间临时发生的问题,确保会议正常进行
     3:会议室布置情况落实
     4:安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记
     5:及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调反馈
     6:与酒店 公司财务人员协调好票据的开取
     7:准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程
    十一:会议考察
      1、代表的安全问题
      1)、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。
      2)、考察的整个行程中,我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行。
      3)、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全。
      4)、我中心承诺确保代表返程机、车票,并根据返程时间及方向分批送行,取保顺利返程
      十二:会议结束工作
       1:会议结算
       1):我方向会务给出书面报告,交会务组审核。并列《会议结算清单》,包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考察人数及会议期间其它费用开支,我方承诺快捷、准确无误
      2):向会务组提供所需发票
      3):返还会务组附加的会议利润
      4):我方本着多年的办公经验,为会务组在各项费用开支中,争取最大的利益
     2:会议返程
      1):我方根据代表返程机、车票时间及方向,分批送站,我方承诺确保代表顺利返程
      2):我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务,并向会务组赠送丽江特色精美礼品
      3):我方向代表全面征求意见,了解此会议的满意程度,并向会务组反馈

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